CRM für Non-Profits: Funktionen und Umstiegsprozess – Teil 2

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Wie kann ein Customer Relationship Management (CRM) Ihrer Non-Profit-Organisation helfen? Was ist ein CRM genau und welche Funktionen sollte es für Vereine, Verbände und Stiftungen haben? Der zweite Teil des Gastbeitrags unseres IT-Partners FundraisingBox gibt Antworten auf viele Fragen.

Ein Gastbeitrag von Karin Sommer, Wikando GmbH. IT-Spende FundraisingBox 

IT-News im August 2021 – Newsletter abonnieren 

Ein CRM kann für Non-Profits nicht nur eine große Arbeitserleichterung sein, sondern auch neue Chancen eröffnen. Im zweiten Teil geht es um die Funktionen eines CRM, besonders im Einsatz bei Non-Profit-Organisation, und um den Umstieg auf ein neues CRM-System:

1. Welche Funktionen sollte ein gutes Non-Profit-CRM haben?

2. Wie bewältigt man den Umstiegsprozess?

Sie haben den ersten Teil noch nicht gelesen? Sie erfahren darin unter anderem, was ein CRM ausmacht und wie es im Fundraising eingesetzt werden kann. Zu Teil 1

1. Welche Funktionen sollte ein gutes Non-Profit CRM haben?

Die Frage nach den Must-haves eines CRM ist nicht allgemein zu beantworten. Es hängt stark davon ab, welche Anforderungen Sie an das System stellen, was Sie damit machen möchten und wie Sie es verwenden möchten. Daher ist die Entscheidung für ein CRM nicht ganz einfach. Sie sollten sich jedenfalls genug Zeit lassen, um in Frage kommende CRM Systeme zu prüfen und mit Ihren Anforderungen abzugleichen.

Aus der Sicht der FundraisingBox sollte ein gutes Non-Profit CRM zumindest diese Funktionen aufweisen:

• Übersichtliche Kontaktdaten

• Spendenhistorie

• Kommunikationshistorie

• Tags oder andere Möglichkeiten, um Spendende und andere Kontakte zu gruppieren (z. B. in Mitglieder, Dauerspender*innen, Unternehmen, etc.)

• benutzerdefinierte Felder bei Spenden und Kontakten

• Möglichkeit, Projekte anzulegen und Spenden zuzuordnen

• Einfache Suchfunktion, mit der man mehrere Aspekte gleichzeitig abfragen kann

• Einfache Erstellung und Versand von Spendenquittungen

• Aufgabenmanagement

• Ohne Installation von überall aus zugänglich (browserbasiert)

• Intuitive Benutzung

• Listenoperationen (z. B. mehreren Spenden gleichzeitig ein Projekt zuordnen)

• Mit anderen Programmen verknüpfbar

• E-Mail-Eingang und -Ausgang direkt aus dem CRM

• Sicherheit

• Variable Preisgestaltung, die mit der Organisation mitwächst

• Automatische, personalisierbare Dankesmails

• Einfacher Datenimport und -export

• Individuelle Verwendungszwecke am Kontoauszug


Sicherheit

Wo es um Daten geht, ist Sicherheit eines der wichtigsten Themen. Denn auch Non-Profits sind vor Hacker-Attacken nicht sicher und Spender:innen-Daten sind überaus sensibel. Ein CRM muss also entsprechend sicher sein – ein Datenklau würde das Vertrauen Ihrer Spendenden stark in Mitleidenschaft ziehen.

Worauf sollten Sie also achten?

Die Daten sollten auf jeden Fall DSGVO-konform gespeichert werden. Der Zugriff auf das CRM sollte außerdem über 2-Faktor-Authentifizierung abgesichert sein (z. B. Google Authenticator oder Yubikey). Auch die Zugriffsrechte innerhalb des Teams sollten individuell angepasst werden können, damit sensible Daten nur von jenen eingesehen und bearbeitet werden können, die dies auch für Ihre Arbeit brauchen.


2. Wie bewältigt man den Umstiegsprozess

Ist die Entscheidung für ein CRM getroffen, ist schon ein großer Teil des Umstieges geschafft. Für die weiteren Schritte kommt es darauf an, ob Sie bereits Daten haben, die in das neue System eingespielt werden müssen.

Dieser Datenimport kann ebenfalls ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. Je nachdem, ob die Daten in einer alten Datenbank, einem anderen CRM oder auf Excel-Listen gespeichert sind, ergibt sich ein anderes Vorgehen. Das Ziel ist aber immer gleich: Die richtigen Daten müssen in die richtigen Felder.

Dafür müssen Sie natürlich vorab wissen, welche Felder es im CRM gibt, welche Sie noch benötigen und wie Sie das “Matching” gestalten. Falls Sie die Zeit nicht haben oder die Datenaufbereitung nicht selbst machen möchten, können Datenspezialist:innen weiterhelfen.

Ganz allgemein lässt sich aber sagen: Ein CRM ist ein lebendiges Konstrukt, das mit der Zeit wächst und weiter optimiert wird. Zu Beginn dürfen ruhig noch kleinere Fehler existieren – diese können dann in der täglichen Arbeit korrigiert werden. Versuche nicht, alle Anwendungsfälle vorab antizipieren zu wollen – entweder es klappt ohnehin nicht, oder der Umstellungsprozess findet niemals ein Ende.

Wichtig ist auch noch zu erwähnen, dass alle im Team mit dem CRM arbeiten sollten. So ist sichergestellt, dass alle Informationen dort gespeichert werden. Dafür sollten Ihre Kolleg:innen aber auch gebrieft werden, denn für einheitliche Daten braucht es einheitliche Regeln (z. B. wie werden benutzerdefinierte Felder und Tags verwendet, wie werden Namen und Titel geschrieben, etc.).

CRM für Non-Profits – mehr als nur eine Datenbank

Sie sehen, das Thema CRM ist umfangreich und vielschichtig. Trotzdem ist es für jede Non-Profit wichtig, sich damit auseinanderzusetzen, denn diese Systeme bieten jede Menge Vorteile. Sie vereinfachen die tägliche Arbeit des Spender:innen-Service und halten wertvolle Daten für Fundraiser:innen bereit!

Die Vorteile eines CRM für Non-Profits auf einen Blick:

• Zeit und Geld sparen

• Besseren Überblick durch zentrale Daten erhalten

• Leichter Zugriff auf die Daten durch das ganze Team

• Besseres Teamwork durch Aufgabenmanagement

• Ermöglicht datenbasiertes, effizientes Fundraising

Im ersten Teil erfahren Sie, was ein CRM ist, wie damit das Management von Spender:innen funktioniert und welche Funktionen ein CRM hat. Sie finden den ersten Teil hier: CRM für Non-Profits: Was ist das und was kann es? 

Dieser Gastbeitrag ist zum ersten Mal im Mai 2021 als Artikel im Blog der FundraisingBox erschienen: https://blog.fundraisingbox.com/crm-fuer-non-profits-was-ist-das-und-was-kann-es

Wir verwenden die Inhalte dieses Beitrags mit freundlicher Genehmigung der Wikando GmbH.