Wer erfolgreiche Events organisieren möchte, braucht drei wichtige G-Zutaten: Grips, Gespür und auch ein bisschen Glück.
Schritt für Schritt zur perfekten Veranstaltung
Während Letzteres nicht zu erzwingen ist, haben Sie es bei den ersten beiden selbst in der Hand. Egal ob Tagung oder Festival, ob Fachmesse oder Schulung: Bei der Eventorganisation gelten stets einige Grundregeln. Wer sie beachtet, kommt sicher ans Ziel. Die folgenden zehn Tipps unseres IT-Partners doo sollen Ihnen helfen, unvergessliche Veranstaltungen zu organisieren.
1. Erst kommt der erste Schritt, dann der zweite
Jedes Event beginnt mit einer Idee. Jedes! Bevor nicht klar ist, was eigentlich weshalb veranstaltet werden soll, brauchen Sie auch nicht über Zeit, Ort und Teilnehmerzahl nachdenken. Deshalb: Wollen Sie Events organisieren, dann machen Sie den ersten Schritt vor dem zweiten!
Also: Was ist das Ziel Ihres Events? Möchten Sie sich mit Gleichgesinnten über ein aktuelles Thema aus dem Medizinbereich austauschen, dann bietet sich ein Ärztekongress zu diesem Thema an. Sollen die Schiedsrichter Ihres Sportverbandes zum neuen Regelwerk geschult werden, dann organisieren Sie ein Seminar dazu.
2. Wo, wann, wie viele – und wer genau eigentlich?
Steht das Thema, beginnt die organisatorische Arbeit. Ein Termin muss gefunden, eine Location gebucht werden. Klingt simpel, ist es aber nicht.
Zuvor müssen Sie nämlich Ihre Zielgruppe definieren. Organisieren Sie eine Bildungsmesse, dann macht es keinen Sinn, diese in die Sommerferien zu legen – diejenigen, die Sie erreichen wollen, liegen dann am Strand. Genauso bringt es nichts, für den Jahreskongress der ortsansässigen Philatelisten den 300-Mann-Saal zu reservieren, wenn doch eh nur 30 Leute kommen.
Sobald Datum und Austragungsort eingegrenzt sind, sollte beides schnellstmöglich festgezurrt werden – inklusive Buchung der Halle oder des Tagungszentrums.
3. Die richtigen Speaker finden
Ein Kongress wird nicht automatisch erfolgreich, nur weil das Thema spannend ist. Ihnen muss es auch gelingen, Speaker einzuladen, die Interessantes dazu beizutragen haben.
Grundsätzlich sind eigene Erfahrungen die besten, buchen Sie also vor allem Speaker, die Sie selbst schon gesehen haben. Aber auch in Youtube-Videos können Sie sich ein Bild von Personen machen.
Übrigens: Viele Gäste kommen gar nicht vordergründig wegen eines bestimmten Themas, sondern wegen einzelner Referenten. Die richtigen Köpfe sind deshalb die halbe Miete.
4. Nicht nur Events organisieren, sondern auch kommunizieren
Klappern gehört zum Handwerk – und das gilt vor allem für Veranstaltungsplaner. Gehen Sie mit Ihrem Event frühzeitig an die Öffentlichkeit. Wählen Sie jene Kanäle, über die Sie Ihre Zielgruppe auch erreichen. Eine wissenschaftliche Tagung für Psychologen müssen Sie nicht mit einer teuren Anzeigenkampagne in Tageszeitungen ankündigen, sollten sie sehr wohl aber in Fachpublikationen wie „Psychologie heute“ platzieren.
Nutzen Sie auch die sozialen Medien. Im Zweifel brauchen Sie für Ihre Veranstaltung keine Webseite, sollten aber auf Facebook eine Seite für Ihr Event anlegen. Bitten Sie Ihr Twitter-Netzwerk, Ihr Event zu streuen. So erfahren auch deren Kontakte von Ihrer Veranstaltung.
5. Bereiten Sie alle wichtigen Informationen gut auf
Egal ob Sie bei der Vermarktung Ihres Events auf Anzeigen, Flyer, soziale Medien oder persönliche Einladung via E-Mail oder Print setzen: Beantworten Sie stets die W-Fragen: was, wann, wo, wer und wie viel.
Alles darüber hinaus ist die hohe Kunst der Überzeugung. Machen Sie Lust auf Ihr Event. Vermitteln Sie Ihrer Zielgruppe, dass sie etwas verpasst, wenn sie nicht teilnimmt. Mittel dafür sind eine ansprechende Gestaltung der Werbung und der Einladungen, vor allem aber einfach guter Content.
Und: Denken Sie auch an die Presse. Redaktionelle Beiträge in Zeitungen sind kostenlose Werbung. Versorgen Sie Journalisten deshalb mit Material, aus dem sie einen guten Artikel verfassen können.
6. Stetig senden, um die Spannung hochzuhalten
Und genau dieser Content darf Ihnen nie ausgehen. Stellen Sie sich vor, Sie kündigen Ihre Messe ein halbes Jahr vorm Termin an – und dann herrscht Funkstille. Wer wird dann wohl noch kommen?
Überlegen Sie sich also, wenn Sie Events organisieren, von Anfang an einen Content-Plan: Wann wollen Sie welche Information veröffentlichen, wie oft und in welchen Abständen mit Neuigkeiten aufwarten?
Die Bandbreite der Inhalte ist dabei riesig. Schreiben Sie regelmäßig über neue Referenten Ihrer Tagung, führen Sie kurze Interviews mit prominenten Teilnehmern und veröffentlichen diese als Video auf der Eventseite auf Facebook. Vor allem: Bloggen, twittern, schreiben Sie. Kurzum: Zeigen Sie sich.
7. Ticket-Shop und Booking: Nicht ohne Software
Ob mit Eintritt oder ohne: So oder so spielt das Thema Booking für Sie eine wichtige Rolle. Sei es, weil die Teilnehmerzahl nach oben begrenzt ist. Sei es, weil Sie möglichst viele Tickets an den Mann bringen wollen.
Ohne eine Event-Booking-Software bzw. Event-Registration-Software geht es nicht. Entsprechende Anmelde-Tools können Sie direkt auf Ihrer Web- oder Facebook-Seite einbauen und den gesamten Buchungsprozess darüber laufen lassen. Zugleich erhalten Sie alle nötigen Daten Ihrer Teilnehmer und können die Bezahlung der Eintrittspreise darüber abwickeln. Darüber hinaus steht Ihnen eine Vielzahl an Analysetools zur Verfügung, damit Sie stets den Überblick über die Auslastung Ihres Seminars, Kongresses oder jeglicher anderer Veranstaltung behalten.
8. Systematisches Teilnehmermanagement betreiben
Schon bei der Anmeldung haben Sie im Idealfall wichtige Teilnehmerdaten gesammelt. Ansonsten sollten Sie dies während Ihres Events noch nachholen. Die Informationen sind für Sie Gold wert.
Einfacher, als neue Kunden zu gewinnen, ist es nämlich, bestehende Kunden zu halten.
Gleiches gilt für Teilnehmer einer Veranstaltung. Arbeiten Sie deshalb mit Ihren Gästen. Geizen Sie im Vorfeld nicht mit Unterlagen und schicken Sie Messeteilnehmern den Ausstellerkatalog als PDF zu. Fragen Sie Xing-, LinkedIn- und Twitter-Konten ab und suchen Sie auf diesen Plattformen mit Ihren Gästen das Gespräch. Im günstigsten Fall teilen sie Ihr Event in den sozialen Netzwerken und werben kostenlos für Sie.
9. Bringen Sie Ihre Gäste zusammen
Ob Konferenz oder Firmenfeier, Seminar oder Messe: Die Teilnehmer reisen nicht nur an, um Speakern, Dozenten oder Verkäufern zuzuhören. Sie wollen auch mit anderen Gästen ins Gespräch kommen. Schaffen Sie bei Ihrem Event entsprechende Räume zum Small Talk und zur Diskussion.
Wie Sie das tun können? Ganz einfach: Bemessen Sie die Pausen üppig, laden Sie zum Kaffee oder nach dem Tagungsprogramm zum gemeinsamen Aperitif ein. So lösen Sie die Zungen und schaffen eine angenehme Atmosphäre.
Ein probates Mittel sind auch Workshops. In kleinen Gruppen redet es sich einfacher.
Scheuen Sie sich nicht vor den modernen Medien. Laden Sie Ihre Teilnehmer ein, auf Twitter unter einem Hashtag zu diskutieren. So ergeben sich oft auch Gespräche außerhalb der Virtualität.
10. Nach dem Event ist vor dem Event
Fußballfans können den alten Sepp-Herberger-Spruch schon nicht mehr hören: Nach dem Spiel ist vor dem Spiel. Wir holen ihn hier trotzdem nochmal raus – weil er für Eventplaner ganz wichtig ist.
Eine Veranstaltung ist nämlich nicht vorbei, nur weil sie vorbei ist.
Bereiten Sie ihr Event nach und versorgen Sie Ihre Teilnehmer mit Impressionen und Bonusmaterial. Stellen Sie ein Video mit den Highlights der Podiumsdiskussion ins Netz. Bieten Sie auf einem Portal Datenblätter der Produkte zum Download an, die auf Ihrer Messe zu sehen waren. Nicht nur die Teilnehmer werden sich darüber freuen, sondern auch all jene, die nicht dabei sein konnten.
Auf diese Art transportieren Sie ein positives Bild Ihrer Veranstaltung nach außen. So gewinnen Sie bereits die ersten Teilnehmer für das nächste Mal, wenn sie wieder mal Events organisieren.
Fazit
Es ist gar nicht so schwer, gute und erfolgreiche Events zu organisieren. Das richtige Thema, die passenden Speaker, interessierte Teilnehmer – das ist der ideale Mix für eine spannende Veranstaltung. Der Rest ist Handwerk, das man erlernen kann.
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