Content ist die Basis Ihrer Event-Kommunikation
Inhalte sind ohne Frage essentiell für jede Veranstaltung, jedoch nützt jeder noch so gute Content nichts, wenn er im Wust der Arbeit eines Eventmanagers versinkt. Eine ausgeklügelte Kommunikationsstrategie hilft Ihnen dabei, Ihre Inhalte zu strukturieren und Ihre Zielgruppe kontinuierlich mit passenden Inhalten zu versorgen.Machen Sie Ihr Event für potentielle Interessenten sichtbar! Je intensiver die Kommunikation vor, während und nach der Veranstaltung stattfindet, desto mehr Berührungspunkte werden geschaffen. Unser IT-Partner doo zeigt Ihnen in wenigen Schritten wie eine gute Kommunikation gelinkt.
Nicht nur Ihre Gäste profitieren von einer besseren Event-Kommunikation.
Jeder Event Planer wird am Ende von einer vernünftigen Kommunikationsstrategie profitieren. Potentielle Teilnehmer erhalten mehr Informationen über die Veranstaltung und können so schneller und zielgerichteter herausfinden, warum sie teilnehmen sollen.Aber Achtung: Übertreiben Sie es nicht
Der häufigste Fehler in der Event-Kommunikation ist das übereifrige Veröffentlichen von sämtlichen Inhalten auf einen Schlag. Wiederum andere Eventmanager stellen viel zu wenige Informationen zum Programm oder zu den Rednern zur Verfügung. Und genau deshalb ist eine gute Planung essentiell!
Wir erklären Ihnen in 3 einfachen Schritten, wie sie Ihre Zielgruppe
identifizieren, die richtigen Inhalte definieren und sie redaktionell
umsetzen.
Schritt 1: Suchen Sie nach relevanten Themen Ihrer Zielgruppe
Jedes Event folgt einem bestimmten Ziel und einer vordefinierten
Strategie. Ein Event kann aber nur dann zum Erfolg werden, wenn Sie Ihre
Zielgruppe kennen und direkt deren Interessen ansprechen.
Wer ist Ihre Zielgruppe?
Der einfachste Weg, um Ihre Zielgruppe zu identifizieren, besteht darin,
in Ihren Datenbanken die bestehenden Kontakte zu analysieren. Wenn Sie
also zum Beispiel Meetings zu einem gewissen Thema mit Leben füllen
wollen, dann halten Sie Ausschau nach Kontakten, die sich bereits für
dieses Thema interessiert haben. Oder aber Sie suchen nach Teilnehmern,
die bereits eine ähnliche Veranstaltung besucht haben.
Was sind die Interessen Ihrer Zielgruppe?
Wie stellt man aber nun sicher, dass das Event auch wirklich auf die
Zielgruppe zugeschnitten ist? In einer Zeit, in der bei Events mehr die
Weiterbildung als der Verkauf im Vordergrund steht, werden hohe
Teilnehmerzahlen nur noch erreicht, wenn ein Mehrwert kommuniziert wird.
Finden Sie also heraus, was Ihre Zielgruppe wirklich braucht. Was sind
die Bedürfnisse und Wünsche? Um in die Köpfe Ihrer Gäste zu schlüpfen,
bedarf es jedoch vorher einer umfangreichen Recherche. Ein guter
Ausgangspunkt sind die sozialen Medien. Dort tauchen Trends, Probleme
und aktuelle Themen immer als erstes auf. Umfragen unter der Zielgruppe
können möglicherweise die recherchierten Themen festigen.
Schritt 2: Schaffen Sie Inhalte, um Teilnehmer anzulocken
Content Marketing beschreibt die Vorgehensweise, die richtigen
Informationen, zur richtigen Zeit an den potentiellen Interessenten zu
vermitteln. Die richtigen Inhalte geben Einsichten zu relevanten
Fragestellungen und konkrete Problemlösungen.
Unterscheiden Sie zwischen Haupt- und Nebenthemen
Jedoch wird Content Marketing für Events oft zu einseitig betrachtet.
Meistens soll eine starke Liste an Referenten und Rednern ausreichen, um
Teilnehmer anzulocken. Das stimmt zwar im besten Falle, jedoch tritt
dieses Szenario nur selten ein.
Stellt man sich ein Seminar oder eine Konferenz als das ultimative
Marketinginstrument vor, wird man merken, dass es weitaus mehr
Möglichkeiten gibt, wertvolle Inhalte zu transportieren. Manche sind für
alle Besucher relevant und manche nur für eingefleischte Fans. Decken Sie
beide Parteien ab und sorgen Sie für eine hohe Zufriedenheit.
Unterscheiden Sie nach der Quelle Ihrer Inhalte
Wenn Sie auf die Suche nach neuen Inhalten gehen, dann ist es wichtig,
immer zwei Aspekte im Hinterkopf zu behalten: Ist das Thema relevant und
ist es auch wirklich nützlich? Die Themen Ihrer Veranstaltung müssen
schlussendlich Ihren Interessenten gefallen und nicht Ihnen. Quellen für
Ihre Informationen können dabei aus allen möglichen Richtungen stammen.
Die Basis sollte Ihr eigener Inhalt zu Ihrem eigenen Thema sein.
Gastbeiträge oder externe Referenten sorgen für frische, neue Ideen.
Interviews und Behind-the-Scene-Informationen, zum Beispiel via Social
Media oder auf der Homepage, geben Ihrer Veranstaltung eine persönliche
Note.
Zu guter Letzt sollten aber auch rein informative Inhalte, wie Anfahrt,
Ablauf, Portraits und Rahmenprogramm nicht fehlen, um die Gäste nicht im
Dunkeln tappen zu lassen.
Unterscheiden Sie nach dem Format Ihrer Inhalte
Wenn Sie dann alle Inhalte zusammengetragen haben, gilt es nur noch das
passende Format zur Event-Kommunikation für die einzelnen Themen
herauszufinden. Populäres Mittel sind Artikel auf der Event Homepage
oder dem Event-Blog.
Unterstützt werden diese meistens durch Bilder oder Galerien. Fotos sind
ein wundervolles Mittel, um Inhalte mehrfach über diverse Kanäle zu
streuen. Bauen Sie sich also ein gutes Fotoarchiv auf und scheuen Sie
sich nicht davor, dieses einzusetzen.
Selbiges gilt auch für Videos. Posten Sie Interviews auf YouTube, Zitate
daraus auf der Homepage, nutzen Sie Screenshots als Fotos und teilen Sie
die Clips über Social Media. Visuelle Medien lassen sich optimal
multiplizieren. Wichtig ist nur: Achten Sie auf hohe Qualität. Nichts
ist schlimmer als ein verpixeltes Bild, eine wackelige Kamera oder
schlechter Ton.
Manche Inhalte eignen sich übrigens auch sehr gut als Download oder für interaktive Elemente. Seien Sie kreativ!
Kümmern Sie sich um Ihre Teilnehmer
Jeder Veranstaltungsteilnehmer ist nur menschlich. Orientierung ist
lebensnotwendig für Ihre Gäste. Leiten Sie sie vor, während sowie nach
dem Event und lassen Sie keine Wünsche offen. Nur dann werden sich die
Teilnehmer öffnen und anfangen, sich zu vernetzen.
Und ab diesem Punkt können sie beginnen das Event zu genießen. Machen
Sie es Ihren Teilnehmern also so einfach wie möglich und greifen Sie
ihnen z. B. mit einem regelmäßigen Newsletter, persönlichem Kontakt und
einer gut gepflegten Homepage unter die Hand.
Präsentieren Sie Ihre Inhalte auf der Homepage
Für all Ihre Inhalte gibt es vor dem Event keine bessere Plattform als
Ihre Webseite. Egal ob Video, Gallery, Blog oder Ablaufplan, alles läuft
dort zusammen. Wählen Sie also Ihr Content Management System weise, Ihren Wünschen und Kenntnisgrad entsprechend. WordPress reicht da
meistens schon aus. Achten Sie darauf, dass Ihre Webseite auf Ihr Event
und Ihre Marke abgestimmt ist.
Eine gute Webseite ist der erste Schritt in Richtung Pre-Event-Marketing
und sollte Lust auf die kommende Veranstaltung machen. Umso wichtiger
ist es, dass Sie einen guten Masterplan für die Inhalte haben. Planen
Sie schon im Voraus, was, wann über welchen Kanal gepostet werden soll!
Auf der Suche nach der richtigen Kommunikationsstrategie
Schritt 3: Redaktionelle Planung
Nun, da die Rahmenbedingungen geklärt sind, gilt es, die optimalste Form
der redaktionellen Organisation herauszufinden. Welche Ressourcen sind
intern notwendig? Wie viel Arbeitszeit muss investiert werden? Und was
passiert, wenn zeitweise Personalmangel herrscht?
Um diese Fragen zu beantworten, sind zwei Instrumente essentiell: Ein
umfangreicher Themenplan und ein gut gepflegter Redaktionsplan.
Der Themenplan als langfristiges Planungsinstrument
Unabhängig davon wie am Ende der Redaktionsprozess inkl. Team aussieht,
benötigt man auf jeden Fall eine kategorische Sammlung möglicher Themen,
um stets genügend Inhalt vorrätig zu haben. Das Bestreben ist es,
Beiträge aus der Branche oder wiederkehrende Elemente auch langfristig
im Voraus planen zu können. Der Themenplan hat deshalb auch keinen
Anspruch auf Tagesaktualität oder Vollständigkeit und kann laufend
angeglichen werden. Er enthält, nach Kalenderwochen und Monaten
sortiert, bereits bekannte Meilensteine, Motive sowie erste Ideen für
Beiträge und Themenwochen.
Es gilt also zu klären, welche Materialien im Unternehmen bereits
vorhanden sind, welche Themen oder Inhalte sich besonders gut
präsentieren lassen und welche potentiellen Informationsquellen zur
Verfügung stehen.
Der Redaktionsplan zur Gewährleistung der Kontinuität
Auf Basis des Themenplans kann jetzt ein Redaktionsplan entwickelt
werden, der sich von nun an fortlaufend pflegen lässt. Auch wenn viele
Unternehmen auf einen Redaktionsplan verzichten, kann es für den
Kümmerer eine starke Stütze beim Bewahren des Überblicks und bei der
langfristigen Umsetzung sein.
Die Inhalte eines solchen Plans sind meistens einfach in einer Excel-Tabelle angelegt, aber sie bilden einen Raum für spontane Ideen,
aktuelle Themen aus dem Markt, Behind-the-Scenes- oder Gastbeiträgen.
Dementsprechend ist er sehr kurzfristig ausgelegt und plant die Beiträge
mit ca. einem Monat Vorlauf. Er enthält die genauen Termine für
anstehende Inhalte, Anfragen, Deadlines und die geplanten
Veröffentlichungen.
Neben der genauen zeitlichen Planung sollte ein guter Redaktionsplan
auch Punkte wie Ziele, Detailplanung, Texte und Bildmaterial, Vernetzung
mit Social Media sowie regelmäßiges Monitoring der Beiträge darstellen.
Nur so kann eine qualitativ hochwertige Event-Kommunikation zum Erfolg
führen.
Fazit
Keine Panik, Content-Marketing funktioniert natürlich auch im Kleinen.
So wertvoll erstklassige Speaker, virale Themen oder emotionale Videos
auch sind, so muss nicht jede Konferenz gleich zur nächsten Apple
Keynote werden. Jeder Inhalt wird Ihre Gäste überzeugen, wenn Sie die
Event-Kommunikation gut recherchieren, sorgfältig planen und auf die
Zielgruppe abstimmen und dabei helfen Ihnen die drei oben genannten
Schritte. Unsere Eventprofis sind sich in diesem Punkt mit Benjamin
Franklin einig:
„Schreibe entweder etwas Lesenswertes oder tue etwas, worüber es sich lohnt zu schreiben.“
Am Ende sind es nämlich immer noch Ihre Gäste, die ein Event zum Erfolg machen. Vergessen Sie das nie!
©istockphoto.com/pkline
